Det er tre kriterier du må vurdere for å avgjøre om noe skal journalføres. Hvis du kan svare ja på alle tre kriteriene skal du journalføre dokumentet.

- Er det et saksdokument? Dokumentet gjelder kommunens ansvarsområde, og er mottatt eller opprettet av deg/kommunen. Omfatter de fleste dokumenter, uavhengig av format. 

- Er dokumentet sendt inn til eller ut av kommunen? Dokumentet er formidlet til feller fra deg/kommunen, uavhengig av hvordan.

- Blir det saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon? Dokumentet blir vurdert eller brukt av deg/kommunen, og har verdi som bekreftelse, bevis eller informasjon.

Hvis dokumentet ikke oppfyller alle kriteriene, må du likevel vurdere om du skal arkivere det.