Journal

En kronologisk oversikt over brev, e-post, notater og andre dokumenter som blir brukt i saksbehandling.

Dokument

Informasjon som kan presenteres som en samlet, avgrenset helhet. Informasjonen er lagret i en form som gjør den mulig å lese, høre eller vise senere. 

Informasjonen kan for eksempel være tekst, lyd, foto eller video – og kan eksistere fysisk eller digitalt. 

Det er ikke teknologien eller formatet som avgjør om noe er et dokument. Hva som kan defineres som et dokument er noen ganger en skjønnsmessig vurdering, og det er ikke alltid en fasit. 

Saksdokument

Et dokument som har blitt sendt til, lagt frem for, mottatt av eller opprettet av virksomheten. 

Dokumentet gjelder ansvarsområdet til virksomheten, har betydning for en sak og har verdi som dokumentasjon. 

De fleste dokumentene du tar imot eller oppretter som ansatt i virksomheten er saksdokumenter. 

Følgende interne dokumenter er alltid saksdokumenter, og skal alltid journalføres:

• dokumenter som inneholder virksomhetens endelige avgjørelse i en sak 
• generelle retningslinjer for virksomhetens saksbehandling 
• forberedelser til saker som er avgjort av Kongen i statsråd 
• presedenssaker 

Hva er ikke saksdokumenter? 

• reklamemateriell 
• private dokumenter
• dokumenter du har tilgang til som medlem av et offentlig utvalg, fagforening eller politisk parti 

Organinterne dokumenter

Et dokument som en offentlig virksomhet har utarbeidet for sin interne saksforberedelse. 

Noen interne dokumenter skal alltid journalføres. Det gjelder for eksempel dokumenter som inneholder virksomhetens endelige avgjørelse i en sak. 

Det er opp til virksomheten selv å vurdere hvilke andre interne dokumenter det er hensiktsmessig å journalføre. 

Det organinterne dokumentet skal arkiveres hvis det:

• har blitt saksbehandlet 
• eller har verdi som dokumentasjon 

Dokumenter om innsyn

Alle dokumenter knyttet til innsyn, for eksempel henvendelser med krav om innsyn og svar på disse henvendelsene. 

Dokumenter om innsyn er ikke journalføringspliktige, bortsett fra hvis de gjelder eller inneholder:

• nærmere begrunnelse 
• en klage 
• krav om betaling for innsyn 
• spørsmål om hvordan innsyn skal gis

Saksbehandling

All aktivitet i regi av virksomheten som hører til virksomhetens ansvarsområde. 

Saksbehandling er det du gjør i egenskap av din stilling i virksomheten. 

Terskelen for hva som regnes som saksbehandling er lav. 

Tommelfingerregelen er: Saksbehandling er når du sammenstiller, vurderer eller bruker informasjon, for så å forberede eller ta en avgjørelse på vegne av virksomheten. 

Verdi som dokumentasjon

Et dokument har verdi som dokumentasjon når det kan brukes som bekreftelse eller bevis i etterkant, for eksempel i en rettssak eller ved behandling av en klage. 

Dokumentasjonsverdien kan gjelde for virksomheten selv, innbyggere eller interesseorganisasjoner. 

Virksomheten har nytte av dokumentasjon som beviser:

• hvem som har gjort/foreslått noe 
• hvilke argumenter som ikke ble vektlagt i en sak
• hvordan tilsvarende saker har blitt behandlet 

Dokumentasjon har altså mange viktige funksjoner – for virksomheter, for rettssikkerheten, for kulturhistorien og for demokratiet.